À cette étape, le greffier peut avoir les responsabilités suivantes :

• suggérer une date et une heure d'audience, après avoir consulté les avocats des deux parties quant à leur disponibilité;
• planifier les conférences et les audiences nécessaires avant le procès;
• faire la demande d’un interprète si nécessaire.

Une cause portée devant un tribunal, c’est avant tout un dossier transmis à la cour. Ce dossier est constitué de documents de tout ordre, dont des formulaires, des éléments de preuve et des décisions des cours inférieures. Il n’est pas rare qu’il soit assez volumineux pour remplir plusieurs boîtes… et c’est au greffier que revient l’impérieuse tâche d’en prendre soin! Celui-ci doit ainsi s’assurer que le dossier dont il a la responsabilité est complet et conforme aux exigences de la loi.

Le jour même du procès, c’est encore le greffier qui se démène pour que l’audience se déroule comme prévu.

Juste avant le procès, il doit :

• afficher à l’entrée de la salle d’audience et dans la salle d’audience l’horaire des causes qui seront entendues au cours de la journée;
• s’assurer que le juge ait l’horaire qui contient les noms des avocats et le temps estimé pour chaque cause;
• s’assurer que toutes les personnes convoquées soient présentes (parties, avocats, sténographe, interprète);
• amener à la salle d’audience les dossiers relatifs aux causes qui seront entendues;
• s’assurer de connaître les distances entre les points de repère dans la salle d’audience. Cette information aidera les témoins qui décrivent des distances lors de leur témoignage, par exemple « j’étais aussi près de l’accusé que je le suis de la porte d’entrée de la salle d’audience. »
• s’assurer d’avoir tout document requis afin d’administrer le serment et l’affirmation des témoins.

Le greffier continue à jouer son rôle de coordonnateur à l’intérieur de la salle d’audience. En effet, une fois que tout le monde est en place, c’est lui qui ouvre le procès. De son bureau situé devant celui du juge, c’est aussi lui qui :

• mentionne l’intitulé de la cause et le nom des parties;
• demande aux avocats de se présenter.

S’il s’agit d’un procès criminel, c’est le greffier qui devra lire les chefs d’accusations et qui demandera à l’accusé s’il plaide coupable ou non-coupable. De plus, si le juge impose une peine, le greffier doit prendre note de la décision du juge afin de rédiger l’ordonnance pertinente.

Lors d’un procès bilingue, le greffier fait toutes les annonces en français et en anglais. Si un accusé a choisi de procéder en français, toutes les annonces seront faites uniquement en français.

C’est aussi le greffier qui appelle les témoins à la barre et qui leur demande de jurer (ou d’affirmer solennellement) de dire « la vérité, toute la vérité, rien que la vérité ». De plus, lorsque les avocats veulent présenter des documents ou des objets au juge, ils les confient au greffier, qui prend alors note de la nature des pièces soumises au tribunal avant de les remettre au juge. Le greffier demeure responsable de ces pièces jusqu’à la fin de l’audience.

Finalement, c’est le greffier qui ferme le procès. 

(Sache que, au Nouveau-Brunswick, les tâches décrites ci-dessus sont réparties entre le shérif, le registraire et le greffier.)

À la fin de l’audience, le greffier s’assure que la salle est vide, puis rapporte le dossier relatif à la cause à son bureau. Il doit ensuite s’acquitter des tâches administratives entourant le traitement du dossier puis son classement dans la salle des dossiers.

Il en va ainsi du travail du greffier, procès après procès !